KAYAPINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1: Bu yönetmelik, Kayapınar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2: Bu yönetmelik, Kayapınar Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev ve esasları ile Müdür ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluk alanlarını kapsar.
Hukuki Dayanak
MADDE 3: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5187 sayılı Basın Kanunu, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle hizmetlerini yürütmektedir
Tanımlar
MADDE 4: Bu yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Belediye : Kayapınar Belediyesi,
b) Başkan : Kayapınar Belediye Başkanını,
c) Başkan Yardımcısı : Belediye başkanı tarafından konuyla ilgili olarak görevlendirilen Kayapınar Belediye Başkan Yardımcısını,
d) Birim : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,
e) Müdür : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,
f) Şef : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde kadrolu şefi,
g) Personel : Müdür ve şef tanımının dışındaki birim mensuplarını, ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat
Kuruluş
MADDE 5 : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci maddesi ve 22.02.2007 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” Hükümlerine dayanarak Kayapınar Belediye Meclisince kurulmuştur.
Teşkilat
MADDE 6: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü İdari Teşkilatı Müdür, Şef, işçi ve diğer personellerden oluşur.
(1) Müdürlüğe bağlı olarak Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Şefliği, Bilgi Edinme ve BİMER bulunmaktadır.
(2) Şefliklerin ve Büroların sayı ve görevlerini belirlemede Belediye Başkanı ve Müdür yetkilidir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 7: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Görevleri :
1) Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder.
2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir.
3) Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür.
4) Müdürlüğün sevk, idare ve disiplininden sorumludur.
5) Personeli arasında yazılı ve sözlü görev dağılımı yapar.
6) Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar.
7) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
8) Müdürlük Bünyesinde görev yapan şefliklerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar.
9) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
10) Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürün Yetkileri :
1) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.
2) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.
3) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi.
4) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
5) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.
6) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.
7) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.
8) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.
9) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.
10) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.
11) Her konuda israfı önleyici tedbirler alma yetkisi.
c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün Sorumlulukları: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Müdürlüğe bağlı şeflikler ve görevleri
MADDE 8 Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.
a)Bağlı Şeflikler (Bürolar)
1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü birimler aşağıda gösterilmiştir.
a) Basın ve Halkla İlişkiler Şefliği
1) İlçemizin kültürel ve tarihi zenginliklerini fotoğraf, film, video, CD, ses kasetleri vb. yöntemlerle değerlendirmek, Kamuoyuna ulaştırmak.
2) Gazete, mecmua ve mevzuatla ilgili yayınlar, diğer neşriyatın satın alınması ve resmi gazete ile diğer bazı süreli yayınların abone yenileme işlemlerini yürütmek.
3) Aylık basın analiz dosyasının hazırlanması ve info@kayapinar.bel.tr adresi ile tüm web kullanıcılarına elektronik ortamda aynı hizmetlerin sunulmasını sağlamak.
4) Yerel, Ulusal ve Uluslararası televizyon kanallarının izlenmesi, Başkanlık Makamı ile ilgili birimlere ait haber ve benzeri görüntülerin derlenerek ilgili yerlere sunulmasını sağlamak.
5)Başkanlık Makamını ve Belediye icraatlarının ve faaliyetlerinin muhabirler, kameramanlar, fotoğrafçılar ve gerekli teknik ekipmanlarla izlenmesi, derlemelerin görsel ve basının materyalleri haline getirilmesi ve dağıtımını yapmak.
6)Kayapınar Belediyesi sınırları içerisinde Başkanlığımıza bağlı ( Meydan, Cadde, Sokak, Bulvar, Park Bahçeler, Mezarlıklar, Kültürel Mekânlar, Köprüler, Tarihi yerler vs.) bunlar gibi yerlerde yapılan film çekimleri için gelen başvuruların değerlendirilip izin verilmesi işlemlerini yürütmek.
7) Belediyenin halkla ilişkiler hizmetlerini planlamak, uygulamak, uygulama aşamasından sonra gerekli değerlendirmeleri yaparak elde ettiği sonuçları diğer birimlere aktararak sonuçları takip etmek,
8) Belediye çalışmaları hakkında halkı bilgilendirmek, halkın belediye yönetiminden olan talep ve başvurularını kabul ederek ilgili birimlere ulaştırmak, sonuçları takip etmek,
9) Diğer halkla ilişkiler uygulamaları alanındaki yenilikleri takip etmek bunlardan uygun olanlarının belediyemizde uygulanabilirliği konusunda araştırmalar yapmak, bu kapsamda çeşitli öneriler hazırlamak,
10) Kurum içi iletişimi sağlamak, kurum kimliğini ve aidiyeti oluşturmak amacıyla çalışmalar yapmak, iç haberleşmeye dair basılı materyaller yayınlamak,
11) Gerekli hallerde halkla ilişkiler hizmetlerini yürütmek maksadıyla kamu veya özel kurum ve kuruluşlar ile alanında uzman kişilerden danışmanlık hizmeti satın almak
12) Belediyenin yatırım ve hizmetlerini (bez afiş, vinil, bilboard ve gazete v.b ile) halka tanıtmak,
13) Halkla İlişkiler, Yerel Yönetimler ve Sosyal Hizmetler alanlarında, bilimsel toplantılar düzenlemek, bu alanda düzenlenen toplantılara katılmak ve bilimsel yayınlar yapmak,
14) Otuz Dört Mahallemizi kapsayan (iç ve dış) Halk Meclisleri düzenlemek.
15) İlçemizde ikamet eden vatandaşlarımızın düğün cenaze gibi sosyal nitelikli talepleri doğrultusunda ihtiyaçlarını karşılamak.
b) Bilgi Edinme Bürosu:4982 Sayılı kanun gereği kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi, Kanunda ve Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
c) BİMER(Başbakanlık İletişim Merkezi)Bürosu: Başbakanlığın 20 Ocak 2006 tarih ve 2006/3 sayılı genelgesi doğrultusunda “Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Doğrudan Başbakanlık ”Diyarbakır Valiliği Mahalli İdareler Müdürlüğünün Belediyelerce oluşturulan Halkla İlişkiler Müracaat (BİMER) Birimi Müdürlüğümüz bünyesinde görev yapmaktadır. BİMER’ in görevleri ;1) Büyükşehir Belediyesi ve diğer ilçe belediyeleri bünyesindeki BİMER Birimleri ile koordineli çalışmak. 2) Başvuruların etkin,süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetleri İcrası
MADDE 9: (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
a) Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek ilgililerine verilir.
b) Görevin planlanması: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğündeki çalışmalar, Müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
c) Görevin İcrası: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon
MADDE 10:
1)Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon:
a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.
b) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra Müdür’e verilir.
c) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü dosyadaki evrakları havale eder ve şefliklere iletir.
d) Şefliklerde görevli personel kurumlar arası ilişkiler, yazışmalar yaparak Müdürlükler ve birimler arası koordinasyonu sağlar, evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.
2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Valilik ve tüm Kamu Kurum ve Kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, Şef ve Müdürün parafı ile Belediye Başkanı ve/veya ilgili Başkan Yardımcısı imzası ile yürütülür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
MADDE 11:
Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 12: İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Yürürlük
MADDE 13:Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 14: Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.