BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1- Bu Yönetmelik, Belediye Kanunu ile tüm Yasa, Yönetmelik, Talimatlar ve Kararlar çerçevesinde, Kayapınar Belediyesi Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorunlulukları ile kuruluş esaslarını, çalışma yöntem ve ilkelerini düzenler.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik hükümleri Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde uygulanır.
Yasal Dayanağı
Madde 3- 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m Maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4- Bu yönetmelikte adı geçen;
Meclis :Kayapınar Belediye Meclisini
Belediye Başkanı: Kayapınar Belediye Başkanını
Belediye :Kayapınar Belediyesini
Encümen:Kayapınar Belediye Encümenini
Müdürlük :Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü
Müdür :Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürünü
Şef :Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Şefini
Memur :Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan memurları
Dağıtıcı :Kayapınar Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde evrak dağıtan elemanı ifade eder.
BÖLÜM – II
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Görevleri
Madde 5-
a) Belediyeye gelen dilekçe ve evrakların kayıtlarını yaparak ilgili müdürlüklere sevk etmek, konu hakkında Başkan ve Başkan Yardımcılarına bilgi vermek.
b) Belediye dışına gönderilecek evrakların yazışma kurallarını belirleyen esaslara uygunluğunu sağlamak ve bu evrakları göndermek,
c) Belediye Meclisi ile ilgili 5393 Sayılı Kanunda belirtilen görevlerin yerine getirilmesini takip etmek,
d) Meclis Kararlarını ilgili Müdürlüğe sevk etmek,
e) Encümen toplantılarında sekretarya görevini yapmak,
f) Encümen kararlarının Kanunlara uygun olarak yazılmasını sağlamak,
g) Kararları ilgili Müdürlüklere göndermek,
h) Meclis işlerinde görevli elemanların çalışmalarını organize etmek, yardımcı olmak,
i) Belediye Meclisi’nin toplanması ile ilgili 5393 Sayılı Kanunun 20. Maddesinde belirtilen aylık toplantıların yapılması konusunda gereken tüm işlevleri yerine getirmek,
İŞ İLİŞKİLERİ
Madde 6-
A) Kuruluş İçindeki İlişkileri
a) Başkan ve Başkan Yardımcıları Birimleri
b) Belediye Bölüm Müdürlükleri
B) Kuruluş Dışındaki İlişkileri
a) İlgili bakanlıklar, kurumlar ve kuruluşlar
b) Vatandaşlar
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ
Madde 7-
A) Kuruluş içindeki Yeri
a) Emir Alacağı Makam: Belediye Başkanı ve Belediye Başkan Yardımcıları
b) Emir vereceği personel: Müdürlük personeli
B) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Başkanlık makamınca müdürlüğe verilen yetkileri kullanarak Madde 5'de belirtilen tüm görevlerin yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, Başkanlık Makamına karşı sorumludur.
b) Kanunlar gereği ilgili dosya ve belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlamak,
c) Müdürlüğü ile ilgili hizmet içi eğitim çalışması yapmak ve ilgili müdürlük ile yıllık eğitim çalışmasını programlamak,
d) Başkanlık Makamından alacağı emirleri Müdürlük Personeline iletmek ve uygulanmasını izlemek,
YAZI İŞLERİ ŞEFİ:
Madde 8-
A) Kuruluş İçindeki Yeri
a) Emir Alacağı Makam: Yazı İşleri Müdürü
b) Emir vereceği personel: Müdürlük Personeli
B) Görev, Yetki ve Sorumlulukları
a) Müdürlüğün görevlerini mevzuat ve Müdürden alacağı emir ve yetkileri çerçevesinde yapmak. Müdürün olmadığı zamanlarda onun tüm görevlerini verilen yetki ve sorumlulukla yerine getirmek.
b) Kendine bağlı Müdürlük personelinin yönetim ilkelerine uygun biçimde çalışmasını sağlamak, her türlü görev ve çalışmaları denetlemek, aksaklıkları tespit edip yetkilileri uyarmak.
MEMUR:
Madde 9-
A) Kuruluş İçindeki Yeri
a) Emir alacağı makam: Müdür ve Şef
B) Görev, yetki ve Sorumlulukları
a) Müdürlüğün diğer müdürlük, kurum, kuruluş ve kişiler arasındaki yazışmalarını evrak ve belgelerini kayıt etmek, saklamak ve arşivlemek. Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
b) Müdürlüğün görevleri içinden, Müdürün kendisine vereceği işleri yerine getirmek.
DAĞITICI:
Madde 10-
A) Kuruluş İçindeki Yeri
a) Emir alacağı makam: Müdür ve Şef
B) Görev, yetki ve Sorumlulukları
a) Müdürlüğün görevleri içinden, müdürün ve şefin kendisine vereceği işleri yerine getirmek
EVLENDİRME MEMURLUĞU BÜRO GÖREV VE SORUMLULUĞU
MADDE- 11-
a) Resmi nikâh kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder.
b) Nikâh işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal Müdürlüğünden alınmasını yapar, Resmi Evrak defterine seri numarasına göre kaydını yapar.
c) Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunlara ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme sırasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kabul ederek, nikâh akdinin gerçekleşeceği tarihi belirler.
d) Yapılan tüm nikâh akitlerini nüfus kütüğüne işlenmesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir.
e) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını Belde dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlar.
f) Nikâh işlemleri için istenen evraklar, Kayapınar Belediye Başkanlığının Resmi internet sayfasından yayımlar ve ilgilenenlerin bilgilendirilmesini sağlar.
g) Nikâh işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlemesini yapar.
Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Meclisi ile ilgili Görevleri
MADDE–12 Belediye Meclisi 5393 sayılı Yasaya istinaden görev yapmaktadır. 5393 sayılı Yasada belirtildiği gibi Belediye Meclisi toplantıları her ayın ilk haftası yapılır.
Belediye Meclisine gelen teklif yazıları Başkanlık Makamına havale edildikten sonra Meclis evrak defterine kayıt edilir. Meclis gündemi Belediye Başkanı tarafından belirlenir. Gündeme alınan teklifler Belediye Meclisinde görüşmeye açılır. Görüşülen teklifler karara bağlanır veya komisyona havale edilir.
Karara bağlanan İmar Tekliflerinin kararları 5 suret yazılıp imza altına alınır. İmar Kararları daha sonra 5216 sayılı Kanununa göre Büyükşehir Belediye Başkanlığına onanmak üzere gönderilir. Diğer onay gerektiren kararlar mülki idare amirinin (Kaymakamlık makamının) onayına sunulur. Kararların aslı ilgili dosyasına suretleri de Meclis Karar suretleri dosyasına kaldırılır.
Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Encümeni ile ilgili Görevleri
MADDE–13 Belediye Encümeni 5393 sayılı yasaya göre görev yapar. Her hafta Salı günü toplanır. İlgili müdürlüklerden gelen teklifler Başkanlıktan onay alındıktan sonra müdürlüğümüze gelir, gelen evrak defterine kayıt edilen teklif dosyaları Encümen Toplantısına sunulmak üzere gündeme alınır.
Gündeme alınan teklif dosyaları incelenir. Karara bağlanan teklifler Encümen Karar defterine kayıt edilip, kararları yazılır, imzaya sunulur, imzaları tamamlandıktan sonra ilgili müdürlüğe gereği yapılmak üzere gönderilir. Kararlar 4 nüsha yazılır imza altına alınır. Bütün encümen kararlarının karar tarih ve numarasına göre kararın ikinci sureti ilgili müdürlüğe teslim edilir.
BÖLÜM III
DİĞER HÜKÜMLER
Madde 14- Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Meclisince kabulü ve onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Madde 15- Bu Yönetmeliği Kayapınar Belediye Başkanı yürütür.
Belediyemizin Yazı İşleri Müdürlüğünün Kuruluş, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarını belirleyecek Birim Yönetmeliğinin güncellenmesine ilişkin düzenlenen yönetmelik taslağı uygun görülerek oy birliğiyle karar verildi.